Tämä kirjoitus ei ole mikään tyhjentävä vastaus edellä olevaan kysymykseen. Tuon vain tässä muutamia asioita esille. Voi olla, että joku ajattelee, miksi näin itsestään selviä asioita on tuotava esille. Kokemukseni hallitustyöstä on tuonut esiin, että näitä asioita on hyvä kerrata. Siitä hyötyy itse ja ehkä joku muukin.

Hallituksen tehtävähän on valvoa yrityksen etua ja tukea toimivaa johtoa. Hallituksen tärkein tehtävä on nimetä ja erottaa toimitusjohtaja. Kun itse aloitan uudessa hallitustehtävässä pk-yrityksessä, varmistan, että yrityksen strategia on tässä päivässä. Itselle on selkeää laatia strategiakartta, jossa missio, visio, arvot ja painopistealueet ovat kuvattu. Lisäksi varmistan, että hallituksella on vuosikello, jossa on kuvattu vuoden kokoukset ja mitä, milloinkin käsitellään (pääkohdat). Usein olemme myös teemoittaneet kokoukset. Huomio tulisi kiinnittää myös riskienhallintaan, joka tänä päivänä nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä on erityisen tärkeää. Olisi tarkasteltava/kartoitettava riskit ja toimet niiden varalle. Hallituksen on hyvä varmistaa toimivalta johdolta viestintä ja tiedottaminen yrityksen sisällä ja yrityksestä ulospäin sidosryhmiin ja mediaan. Aikaisemmin puhuttiin muutosjohtamisesta, kun yrityksessä tehtiin investointeja, vähennettiin väkeä jne.. Tänä päivänä muutosjohtaminen on koko ajan hallituksen pöydällä ja muutoksiin on varauduttava nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä.

Hallituksessa tulisi olla 4-7 jäsentä. Monen mielestä pariton määrä olisi hyvä, jos tarvitsee äänestää. Itse en ole, lukuisten hallitusten ja monien vuosien aikana, ikinä joutunut tilanteeseen, jossa äänestettäisiin. Hallituksen kokouksista on sovittava työjärjestys, rakenne: kesto, kokouksen ajankohta ja kokousten lukumäärä vuodessa. Liian usein olen osallistunut hallituksen kokouksiin, joissa asioiden käsittely on kestänyt jopa 3-4 tuntia. Se on aivan liikaa, sillä kaksi tuntia riittää, kun asiat on valmisteltu hyvin ja puheenjohtajalla on ns. ”homma hanskassa”. Jos jäsenten määrä kasvaa liian isoksi, kokousten järjestäminen ja ajankäyttö lisää haasteita. Ajankäyttö kokouksissa olisi hyvä jakautua siten, että strategisiin asioihin käytettäisiin aikaa n. 80% ajasta. Tästäkin minulla on kokemusta, että kokouksissa käytetään liikaa operatiivisiin asioihin. Esiin nostetaan asioita, jotka kuuluvat toimitusjohtajan toimivaltaan. Tällöin puheenjohtajan osaaminen korostuu, että keskustelu kohdistuu oikeisiin asioihin. Kaikkea ei saa hetkessä valmiiksi, joten painopiste tulisi olla tärkeimmissä asioissa.

Ennen kuin aloitan uudessa yrityksessä hallituksen jäsenenä, varmistan yrityksen taustat, jotta selviää, millaisesta yrityksestä on kysymys ja missä kunnossa yritys on. Toki julkisista tiedoista on haasteellista saada riittävää tietoa, mutta henkilökohtaisten verkostojen avulla riittävä tieto toiminnasta, taloudesta yms. löytyy. Kun on menossa yrityksen hallitukseen, on tärkeää tunnistaa valta ja vastuu kysymykset. Hallituksen jäsenen vastuu on yksiselitteinen/henkilökohtainen, joka varsinkin julkisella puolella tuntuun välillä unohtuvan.

Eri toimialoilla on hieman eri painotuksia, mutta muuten hallituksen toiminta on samanlaista. Jäsenen on hyvä muistaa, että on auttamassa yrityksen kehittymisessä ja parantamassa sen kilpailukykyä. Hallituksen tehtävä on tukea ja ohjata toimitusjohtajaa. Hallituksen jäsenen toimintaa helpottaa, kun ymmärtää mitä ja miten yrityksessä toimitaan. Hyvin laaditut toimintaprosessit (jäsenen perehdytys) auttaa tässä. Hallituksen kyky tukea toimitusjohtajaa onnistuu parhaiten, oman kokemukseni mukaan siten, että toimitusjohtaja tuo esiin riittävän informaation. Päätöksentekoon on hyvä, jos toimitusjohtaja tuo eri vaihtoehdot, josta hallitus pystyy tekemään yrityksen kannalta parhaan mahdollisen päätöksen.  

Hallituksen jäsen ei ole itsestään selvyys ja yrityksen vuosikokouksen onkin hyvä arvioida hallituksen kokoonpanoa. Liian pitkään ei kenenkään tulisi olla samassa hallituksessa. Mikä on sitten oikea aika, niin jäsen on itse arvioitava missä kohtaa ei enää tuo lisäarvoa omalla toiminnalla yrityksen toimintaan. Jos näin ei tee, niin omistajien on se tehtävä.

Jos olet miettimässä uuden jäsenen valitsemista hallitukseen tai tarvitset tukea hallituksen/johtoryhmän/toimitusjohtajan toimintaan, niin ota yhteyttä.

Jari Kattainen
Puh. +358 44 986 7886
jari.kattainen@gmail.com
LinkedIn: linkedin.com/in/jarikattainen
jarikattainen.fi